Когда все можно переслать по электронной почте, сканировать в офисе приходится немного, если вообще приходится. Поэтому множество кабинетов прекрасно обходятся одним принтером. Но если есть необходимость много сканировать и копировать, то лучше задуматься о приобретении МФУ для офиса – устройства, которое сочетает в себе принтер, сканер и копировальный аппарат. Хорошая новость в том, что какой выбрать МФУ для офиса сильно ломать голову не придется. Так как принтер все равно является наиболее используемой его частью, то и выбирать можно, ориентируясь преимущественно на те же характеристики. И еще стоит обратить внимание, на принцип действия сканера в аппарате. Он бывает протяжный и планшетный. Первый может работать только с отдельными листами. Второй уже успешно справиться со сканированием книги или журнала.Сразу возникает логичный вопрос, сколько стоит МФУ? Он, конечно, стоит дороже принтера, но обойдется выгоднее, чем три отдельных аппарата. МФУ для большого офиса, где востребованы все его функции, очень быстро окупается. Кроме этого, он займет совсем немного места и сэкономит время сотрудников. Не нужно будет сначала отдельно сканировать изображение, сохранять на компьютер и только после этого отправлять на печать. МФУ позволяет обойтись без промежуточных стадий.
Цветная или черно-белая печать?
Функция цветной печати значительно скажется на стоимости устройства. Поэтому если в ней нет необходимости, не стоит тратить деньги «на всякий случай», покупайте черно-белый принтер или МФУ. Это выгоднее.Но если принтер в офис нужен как раз для большого объема печати цветных изображений: листовок, диаграмм, образцов плакатов и прочего, то будьте готовы к тому, что придется потратиться. Но и здесь есть свои нюансы. Важно знать, что некоторые струйные и лазерные устройства могут использовать не только основные цвета, но и разные оттенки. Чем больше цветов в «базе», тем выше стоимость соответственно. Для принтера или МФУ для офиса достаточно будет 4-ех или 5-ти наиболее популярных цветов. Больше нужно только если вы как-то связаны с дизайном и вам важно, чтобы оттенки передавались более точно.
Выбираем формат
Здесь все просто. Все стандартные официальные бумаги имеют формат А4. Как и в случае с цветом, покупать печатное устройство с большим форматом на всякий случай смысла нет. Однако, если печатать чертежи или плакаты время от времени все же приходится, то выбирайте аппараты в зависимости от наибольшего формата необходимого вам, все они поддерживают и А4.
Какая технология печати лучше?
К этому вопросу стоит переходить только после того, как вы определились с задачами печати. Ведь каждая технология имеет свои достоинства и недостатки, которые будут важными для одних целей и незначительными для других. Существует несколько видов принтеров, но для офисов самыми распространенными и востребованными являются лазерные и струйные печатные устройства.Лазерные аппаратыЛазерная технология представляет собой процесс разогревания лазером участков бумаги и нанесения на них порошка, который запекается и создает изображение. Плюсы лазерного принтера:высокая скорость печати;большая производительность; низкая стоимость расходных материалов и одной распечатки. Поэтому лазерный принтер отлично подойдет для офиса, в котором большие объемы документооборота или любой черно-белой печати.Недостатками же лазерного принтера являются:дороговизна и качество цветных изображений;вредность лазерного принтера – при работе он выделяет озон, и часть порошка попадает в воздухе, поэтому помещение с ним нужно чаще проветривать.Если качество цветной печати не имеет значения, и вы используете принтер для распечатки черно-белой документации, листовок, каталогов или брошюр в большом количестве, тогда лазерный аппарат поможет значительно сэкономить на таких распечатках. Высокая стоимость аппарата при больших объемах печати очень быстро окупается. Струйные аппаратыВ струйном принтере изображение наносится точечным впрыскиванием краски на бумагу. Преимущества струйных принтеров:хорошее качество цветного изображения;низкая стоимость цветной печати.Именно струйные аппараты используют для печати фотографий и различной красочной рекламной продукции. Если принтер нужен именно для этого, то струйный аппарат – единственное решение. Минусы струйных принтеров:низкая скорость печати;высокая цена черно-белой печати;необходимость регулярно пользоваться принтером – во время долгого простоя краска в может засохнуть внутри печатающей головки и потребуется ремонт;более высокая стоимость обслуживания и ремонта принтера.В результате имеем, что струйный принтер лучший и единственный рациональный выбор для качественной цветной печати, и абсолютно не годится для черно-белой.На изображении ниже схематично показаны принципы работы лазерного и струйного принтеров:Другие технологии печатиСуществуют еще три: светодиодная, сублимационная и матричная. Устройства, работающие на их основе, имеют более специфические задачи, поэтому просто так в офис обычно не закупаются. Тем не менее, о них тоже стоит сказать несколько слов.Светодиодная. По сути, светодиодный принтер работает также, как лазерный, но только использует другой источник света. Вал освещается не лазером, а светодиодной линейкой с десятью тысячами диодов. Особенность светодиодного аппарата в том, что при работе он производит «белый шум», который невозможно расшифровать. Поэтому, если у вас есть причины беспокоиться о сохранности данных, то светодиодный принтер станет их хорошим защитником. Также из плюсов небольшие габариты и отсутствие движущихся частей в светодиодном блоке. Последнее значительно продлевает срок его службы в целом. Но если из строя выйдет хотя бы один диод, то потребуется замена всей светодиодной планки. Это очень дорогостоящий ремонт, который может потянуть на стоимость нового струйного или лазерного принтера небольшой мощности. При этом лазерный аппарат все равно является первым по скорости печати.Сублимационная. В принтере есть картриджа-кассета с пленкой, на которой находятся желтый, синий и красный красители. Когда пленка нагревается, с ее участка, который подвергся тепловому воздействию, краска испаряется и припечатывается к бумаге. Это и называется процессом сублимирования. Чтобы задействовать каждый краситель, печать одного изображения необходимости производить в три подхода. После завершения всей процедуры оно покрывается защитной пленкой. Такая сложная технология позволяет получить фотографии высокого качества без намека на растровость, при этом изображение отличается долговечностью. Оно не выгорает на солнце и не боится влаги. Но из-за большой стоимости для печати фотографий он используется не так часто. Основное его предназначение – перенесение изображения на ткань, футболки, кружки, подушки и другую сувенирную продукцию.Матричная. В свободной продаже его не часто встретишь. Из-за очень низкого качества печати, он востребован только в узких нишах. Его основное предназначение – печать стандартных бланков и квитанций в банке, чеков и этикеток в магазине, а также билетов на авиа и железнодорожных вокзалах. У матричного принтера огромный ресурс работы, он позволяет делать одновременно несколько копий документа, а также может печатать с рулона бумаги. Принцип его работы прост: специальные иглы переносят краску с чернильной ленты на бумагу и создают изображение под воздействием электромагнита, который выталкивает их в нужной последовательности.
Сколько стоит обслуживание?
При выборе любого печатного устройства нужно заранее подумать о стоимости и доступности расходников, сроке их службы и стоимости работ по их замене. Многие покупают дешевый принтер и радуются, что сэкономили ровно до того момента, пока не приходится приобретать новые картриджи. Оптимальным считается ресурс печати до 2500 черно-белых страниц и 1500 цветных. Брать аппарат для офиса с меньшими значениями не выгодно.Если говорить о струйных принтера, у которых возни с картриджами получается больше, чем у любого другого, да к тому же и менять их приходится довольно часто, то для таких аппаратов производители предлагают перезаправляемый картридж (ПЗК) и системe непрерывной подачи чернил (НСПЧ). И ПЗК и НСПЧ позволяют не покупать новые картриджи, когда старые заканчиваются, а просто доливать в них чернила.Перезаправляемый картридж практически ничем не отличается от обычного, кроме небольшого отверстия, через которые доливается краска с помощью шприцов (отдельный для каждого цвета). Картриджи устанавливаются внутрь, поэтому фактический расход чернил нужно постоянно проверять, если не хотите, чтобы они закончились в самый неподходящий момент. Плюс, с ними принтер можно спокойно двигать.Система непрерывной подачи чернил немного сложнее. Она состоит из внешних емкостей с чернилами, шлейфа и картриджей, который конструктивно являются копией оригинальных. Чернильные емкости находятся рядом с принтером. Они соединяются с картриджами шлейфом, по которому поступают чернила. Преимущество в том, что вы всегда будете видеть, сколько чернил осталось в емкостях. Также доливать их можно прямо из литровых банок, никакие шприцы не нужны. Да и объем емкостей больше, чем картриджей.Если говорить о том, какой принтер лучше купить для офиса, то если у вас не типография, то выгоднее будет аппарат с перезаправляемыми картриджами. Система непрерывной подачи чернил нужна только если печать изображений и фотографий является вашей профессиональной деятельностью или вы очень не любите возиться с картриджами. По своей экономичности они примерно одинаковые – себестоимость одного листа при их наличии снижается минимум в 15 раз.
Производительность
Первое, что нужно сделать – узнать, сколько страниц документов приходится печатать в день. Установить это можно довольно просто – посмотреть на расход бумаги. В основном вся она уходит именно на эти нужды, ведь даже заявление на отпуск сегодня заполняются и подаются в распечатанной форме.От этого параметра стоит отталкиваться. Если недооценить объемы, то аппарат быстро выйдет из строя, так как будет работать на пределе своих возможностей. Переоцените – впустую потратите деньги на мощный принтер для офиса, который основную часть времени будет просто его украшением. Производители всегда указывают рекомендуемую и максимальную месячную нагрузку на аппарат. Желательно, чтобы необходимый вам объем печати выписывался в значение рекомендуемого. Постоянная работа на максимальных мощностях приведет к скорейшему износу деталей и выходу принтера из строя.В технических характеристиках в нагрузке, как правило, пишется количество черно-белых листов с заполнением около 5% (это значит буквами «о»). Самым большим ресурсом обладают лазерные монохромные принтеры. Обычная модель готова выдавать в месяц до шести тысяч страниц, профессиональная – в два раза больше. Но и стоимость таких устройство немаленькая. В большинстве моделей – это значение варьируется от 1500 до 2000 страниц в месяц.Если вы располагаете финансами, то возможно лучшим вариантом будет купить не один супермощный аппарат, а потратиться на два маломощных устройства. За счет возможности параллельной печати уменьшатся очереди из сотрудников за документами, что положительно скажется на скорости их работы.
На что еще обратить внимание при выборе принтеров и МФУ?
Важными характеристиками, которые могут значительно облегчить работу являются следующие.Скорость печати. Она измеряется количеством страниц, печатаемых в минуту: чем она выше, тем меньше сотрудникам придется ждать документы. Первые по этому параметру, конечно, лазерные принтеры. Они способны выводить до 60 распечаток в минуту, то есть по одной в секунду. Струйные уже помедленнее, если говорить о черно-белой печати, то это максимум 40 страниц в минуту и всего 8-9 цветных изображений.Расположение принтера. По этому параметру они делятся на настольные и напольные. Последние более мощные и производительные. Они хорошо подойдут для кабинетов, где много людей. Если в помещении всего два-три человека и места немного, тогда лучше не загромождать место и обойтись настольной модификацией. Она, к тому же, будет стоить дешевле.Наличие сортера. Это функция сортировки копий распечаток. Благодаря ей каждая новая партия копий немного сдвигается относительно предыдущей, что позволяет не тратить время на перебирание всех листов – сразу можно брать и скреплять страницы документа.Двусторонние сканирование и печать. Не нужно переворачивать вручную документ для сканирования с двух сторон или лист бумаги во время печати, что также значительно экономит время сотрудников. А также это уберегает от путаницы. Очень часто документ переворачивают не той стороной и в итоге изображение печатается вверх ногами.Размер лотка. Желательно, чтобы количество бумаги, помещаемой туда хватало хотя бы на один рабочий день. Для небольшого офиса подойдут принтеры и МФУ с лотком, в который можно положить 100-150 листов, для среднего – 330-500, для большого от 1000.Встроенный принт-сервер. Позволяет подключать к принтеру любой компьютер локальной сети через USB-порт для мгновенной печати. Не нужно дополнительно устанавливать драйвера и производить другие настройки аппарата.AirPrint. Если в вашем офисе преимущественно установлена техника Apple, то эта функция обязательно должна быть в приобретаемых принтерах или МФУ. Она позволяет осуществлять печать документы и изображений (в том числе фотографий) с устройств «яблочной» компании через проводное соединение без установки дополнительных драйверов или по сети Wi-Fi.Какой нужен интерфейс?И вот мы плавно подошли к тому, насколько высокотехнологичным должен быть ваш принтер в плане подключения и передачи данных.USB – самый простой и популярный интерфейс для подключения печатных аппаратов к компьютеру или ноутбуку;NFC – технология, которая позволяет передавать данные на расстоянии десяти сантиметров и осуществлять печать с различных гаджетов, просто поднеся их к NFC-наклейке;Ethernet – позволяет подключить принтер в локальную офисную сеть;разъем RJ-11 – есть в МФУ с функцией факсимильного аппарата для его подключения к телефонной сети;Wi-Fi – позволяет отправлять на печать документы всем сотрудникам, у которых настроен Wi-Fi, не только с ПК, но и с телефонов и планшетов;Bluetooth – также позволяет отправлять документы на печать с мобильных устройств.Порты COM и LPT (последовательный и параллельный) на данный момент считаются устаревшими и практически не используются. Также принтер может поддерживать карты памяти. В этом случае их можно вставлять в аппарат и сразу печатать информацию с них.
Процесс электрографической печати
В лазерных и светодиодных принтерах используется процесс сухой электрографической печати.Процесс печати состоит из пяти главных пунктов:Электростатическая зарядка фотобарабанаФормирование лазером изображенияПеренос тонера на фотобарабанПеренос тонера на бумагуВплавление тонераСветодиодные и лазерные принтеры отличаются только вторым пунктом: так, в лазерном принтере изображение строится на фотобарабане с помощью лазерного луча и хитрой системы зеркал и линз, а в светодиодных принтерах в роли источника света выступает линейка светодиодов, которые и засвечивают нужные участки фотобарабана.В процессе зарядки фотобарабана может выделятся озон, газ вредный, да и тонер – вещь не самая полезная, поэтому нужно позаботиться о хорошей вентиляции помещения, в котором принтер будет работать.Цветные принтеры делятся также на однопроходные и четырёхпроходные. В однопроходных все 4 картриджа (CMYK) расположены последовательно по ходу движения бумаги, у каждого картриджа имеется свой фотобарабан и свой источник света (лазер или светодиоды).В четырёхпроходных принтерах картриджи, расположенные в виде карусели, меняются местами и поочерёдно формируют изображение в 4 прохода. Здесь лазер и фотобарабан общие для всех картриджей.Четырёхпроходная технология считается более компактной, но сейчас уже появились достаточно небольшие однопроходные устройства, к тому же однопроходная технология быстрее и, на мой взгляд, лучше.
Общие характеристики для всех принтеров
Скорость печатиПри выборе принтера во внимание принимается как скорость печати, так и время выхода первой страницы из различных режимов (спящий, выключен и др.). Тому, кто печатает 100-страничные буклеты, долгое время выхода первой страницы некритично, тем же, кто печатает много одно-двух страничных документов, необходимо это время учитывать. В основном задержка с выходом первой страницы связана с временем прогрева печки (fuser). Печки бывают двух видов: с металлическим цилиндром и галогеновой лампой (медленные) и с термоплёнкой и контактным керамическим элементом (быстрые).У цветных лазерных принтеров различают скорость монохромной и цветной печати. С монохромной всё ясно, а вот скорость печати в цвете зависит от того, по какому принципу построен принтер (однопроходный или четырёхпроходный). Из-за особенностей технологии в четырёхпроходных принтерах цветная печать медленнее монохромной раза в четыре, в однопроходных устройствах монохромная и цветная скорости одинаковы. Часто производитель указывает максимальную скорость печати для 5% заполнения листа бумаги и чернового качества печати, поэтому скорость печати реальных документов будет более медленной.Качество печатиНа качество печати влияют многие характеристики. Основной параметр, по которому можно судить о качестве печати, – это разрешение принтера (измеряется в точках на дюйм). Современные лазерные принтеры печатают с разрешением от 600 т/д до 2400 т/д, (300 т/д уже анахронизм). Помимо разрешения как такового существуют технологии, улучшающие качество печати, например, ImageRET у НР, Color RIT у Epson, FinePoint у XEROX и т.д. Рядом с названием технологии пишется число, показывающее, к какому разрешению пытаются приблизиться производители – например, Epson описывает свой принтер, имеющий физическое разрешение 600x600 т/д, как печатающий с разрешением 2400 т/д (с использованием технологии RITech 2400). Естественно, что ни о каких 2400 т/д речи не идёт, качество печати хуже, чем у принтеров с разрешением 1200 т/д, а про 2400 и говорить не приходится. Конечно, изображение от применения таких технологий только выигрывает, но этот выигрыш не столь значителен, как при переходе на более высокое разрешение. Качество печати – параметр отчасти субъективный, определяется оно не только разрешением, но и другими факторами (тонер, бумага), и принтеры с одинаковым разрешением могут выдавать совершенно разные картинки. Поэтому, если качество особенно важно, могу посоветовать пойти в демонстрационный зал, благо, в крупных городах многие компании их имеют, и там посмотреть, как принтеры печатают, а также распечатать и что-то своё.Стоимость владенияОдна из важнейших характеристик принтера, которую невозможно оценить точно. Часто выражается в виде стоимости страницы, к примеру, стоимость одного отпечатка для монохромных лазерных принтеров колеблется от 1,1 до 2,3 центов. Но полезно посчитать стоимость владения на большом пробеге – 300 000 – 600 000 страниц – правда, это довольно много, т.к. у некоторых принтеров начального уровня срок службы составляет 200 000 страниц. Затраты при пробеге для цветного лазерного принтера сильно зависят от того, что и в каком количестве мы печатаем: так, при печати на четырёхпроходном принтере ресурс фотокондуктора при цветной печати сильно снижается (по сравнению с монохромной). Расчёт будем проводить для цветной печати (текст с графикой) с 5%-заполнением страницы для каждого цвета и для 5-страничных заданиий, и также упомянем, что рассчитывать будем для оригинальных расходных материалов и запасных частей. Складываем стоимость принтера, нужное количество картриджей и комплектов по уходу за принтером (maintenance kit).Затраты при пробеге 300 000 страниц, $.Цветные принтеры:XEROX 8500 DN : $1100 + Чернила: 100*($70+$100+$100+$100) + комплектов по уходу: 30*($100) = $41100.HP 9500HDN : $8000 + Картриджи : 12*($150+$285+$285+$285) + Transfer Kit: 350 + Cleaning Kit: 6*50 + Печка : 3*($250) = $21460.OKI 9600 : $8000 + Картриджи: 20*($880) + Фотобарабан: 10*4*$140 + Печка: 3*($125) + Бункер: 10*$25 = $31825.EPSON C1100 : $370 + Картриджи: 75*($110+$60+$60+$60) + Фотокондуктор: 30*$180 = $27520.Как видно из расчётов, стоимость цветного отпечатка составляет от 7 до 14 центов за лист А4 с 20% заполнением (по 5% на цвет).Для сравнения: стоимость печати такого же числа страниц на монохромном принтере составляет от $4000 до $6000, что в 5 – 10 раз дешевле цветной. При расчете затрат на печать также нужно принимать во внимание распространённость альтернативных заправок, что может существенно снизить стоимость печати, но здесь необходимо учитывать конкретную модель принтера.
Языки управления принтером и драйверы
Принтер – устройство растровое, и чтобы превратить отправленный на печать документ в образ, понятный принтеру, нужна программа, которая выполнит все преобразования (масштабирование, растрирование и т.д.). Этим занимаются драйверы с помощью языка описания страниц. На вершине иерархии находится язык Adobe Postscript – аппаратно независимый язык, гарантирующий, что распечатки, полученные на разных принтерах от разных производителей, будут выглядеть одинаково. Последняя версия Postscript’а – третья. Некоторые производители принтеров самостоятельно разрабатывают эмуляцию языка Postscript, чтобы не платить лицензионные отчисления компании Adobe. Для печати с помощью Postscript’а нужны процессор побыстрее и оперативной памяти побольше, так как вся вычислительная нагрузка ложится на плечи принтера. Посередине находится многочисленная группа принтеров, печатающих под управлением языка PCL, разработанного компанией НР. От версии PCL 1 язык прошел путь до PCL 6. В отличие от Postscript’а, драйвер PCL загружает работой как компьютер пользователя, так и процессор принтера, искусно деля нагрузку между ними. Ещё одно отличие от Postscript’а заключается в сильной оптимизации страниц, отправленных на печать, естественно, что точность вывода при этом снижается, но увеличивается скорость печати. Поэтому для точной печати (дизайн, верстка) нужно пользоваться Postscript’ом, а когда важна скорость, можно воспользоваться PCL-драйвером. Самый низ иерархии – это GDI-принтеры, в этом случае всю задачу по формированию образа страницы для принтера берёт на себя компьютер пользователя. Отличительные особенности GDI-принтеров – это небольшой объём памяти, небыстрый процессор и часто печать только из Windows. Обычно к принтеру идёт несколько драйверов: Postscript, PCL-драйвер для цветных принтеров, цветные и монохромные версии Postscript и PCL-драйверов. Кстати, чтобы посмотреть на функциональность драйверов, их возможности и оценить качество ПО, поставляемого с принтером, совсем не обязательно иметь сам аппарат. Заходим на сайт производителя, выбираем интересующую нас модель, скачиваем и устанавливаем драйвер, лезем в настройки печати и оцениваем, что нам предложил производитель принтера.
Интерфейсы подключения
Из интерфейсов подключения самый распространенный – это USB. И здесь есть несколько нюансов: существует две версии – USB 1.1 и USB 2.0 (HiSpeed USB). Интерфейс USB 2.0 намного быстрее первой версии, и желательно, чтобы компьютер поддерживал именно последнюю версию. Второй нюанс: для подключения по USB нужен качественный кабель, так как некоторые принтеры выдают при работе со слабеньким кабелем труднолокализуемые ошибки. Старые принтеры подключаются по параллельному интерфейсу. Многие принтеры (в основном для рабочих групп) поддерживают подключение по сетевому кабелю, через Ethernet-карту – в названии таких принтеров присутствует буковка «N». Принтеры, подключаемые через сеть, поставляются с развитыми средствами администрирования. В дополнение к этим распространённым интерфейсам подключения для многих принтеров опционально предлагаются средства беспроводной связи.
Когда все можно переслать по электронной почте, сканировать в офисе приходится немного, если вообще приходится. Поэтому множество кабинетов прекрасно обходятся одним принтером. Но если есть необходимость много сканировать и копировать, то лучше задуматься о приобретении МФУ для офиса – устройства, которое сочетает в себе принтер, сканер и копировальный аппарат. Хорошая новость в том, что какой выбрать МФУ для офиса сильно ломать голову не придется. Так как принтер все равно является наиболее используемой его частью, то и выбирать можно, ориентируясь преимущественно на те же характеристики. И еще стоит обратить внимание, на принцип действия сканера в аппарате. Он бывает протяжный и планшетный. Первый может работать только с отдельными листами. Второй уже успешно справиться со сканированием книги или журнала.Сразу возникает логичный вопрос, сколько стоит МФУ? Он, конечно, стоит дороже принтера, но обойдется выгоднее, чем три отдельных аппарата. МФУ для большого офиса, где востребованы все его функции, очень быстро окупается. Кроме этого, он займет совсем немного места и сэкономит время сотрудников. Не нужно будет сначала отдельно сканировать изображение, сохранять на компьютер и только после этого отправлять на печать. МФУ позволяет обойтись без промежуточных стадий.
Здесь все просто. Все стандартные официальные бумаги имеют формат А4. Как и в случае с цветом, покупать печатное устройство с большим форматом на всякий случай смысла нет. Однако, если печатать чертежи или плакаты время от времени все же приходится, то выбирайте аппараты в зависимости от наибольшего формата необходимого вам, все они поддерживают и А4.